Chọn biểu đồ sao cho chuẩn, đẹp và chuyên nghiệp luôn là câu hỏi khiến nhiều người đau đầu mỗi khi làm báo cáo. Bởi không ít trường hợp bạn đã bỏ ra rất nhiều công sức cho việc tính toán, phân tích nhưng đến khi gửi báo cáo đến cho sếp hoặc khách hàng lại nhận được phản hồi không tốt, nguyên nhân có thể không phải là bạn tính toán sai mà lại đến từ chính việc bạn trình bày con số đó như thế nào. Vì vậy, lựa chọn một biểu đồ không chỉ đẹp mà còn phải đúng và chuyên nghiệp là một việc tối quan trọng để giúp cho báo cáo của bạn thể hiện hết được giá trị của nó. Trong bài viết này tôi sẽ chia sẻ với bạn 3 mẹo lựa chọn biểu đồ nhanh và chuẩn nhất nhé.
1. Ưu tiên lựa chọn các biểu đồ thông dụng
Một trong những suy nghĩ sai lầm mà chúng ta thường gặp đó là lựa chọn các biểu đồ “nguy hiểm” hay “lạ mắt” bởi chúng ta nghĩ rằng việc sử dụng chúng sẽ giúp báo cáo không bị nhàm chán. Tuy nhiên, đây lại là con dao hai lưỡi bởi có thể kiểu biểu đồ “lạ mắt” mà bạn đang sử dụng quá khó hiểu đối với người xem hoặc biểu diễn số liệu sai lệch so với bản chất của chúng.
Chính vì vậy, khi lựa chọn biểu đồ, bạn hãy ưu tiên lựa chọn các loại biểu đồ thông dụng ví dụ như biểu đồ cột, biểu đồ đường, hay biểu đồ tròn, bởi chúng đã quen thuộc với người nên sẽ tiết kiệm thời gian cho việc phân tích cũng như dễ dàng để nắm được thông điệp mà bạn muốn truyền tải.
2. Đứng từ góc nhìn của người đọc
Tips thứ hai mà bạn nên áp dụng đó là hãy đóng vai là người đọc và tự hỏi, với số liệu này, mình sẽ mong muốn được nhìn thấy điều gì?
Đây là câu hỏi tưởng chừng như đơn giản nhưng không phải người làm báo cáo nào cũng có thể làm tốt. Bởi vì để hiểu góc nhìn của người đọc cũng sẽ đòi hỏi bạn cần có kỹ năng quan sát, phân tích cũng như ghi nhớ cho những lần trình bày trước để có thể hiểu tường tận về nhu cầu này. Tuy nhiên, nếu bạn là một nhân viên mới, và đây là những lần làm báo cáo đầu tiên vậy chúng ta phải chọn biểu đồ như thế nào từ góc nhìn của người đọc khi chúng ta chưa hiểu rõ họ?
Một điều may mắn đó là nhu cầu phân tích dữ liệu của mọi người cơ bản khá tương đồng và có thể tựu chung ở một số từ khóa, và nếu là người mới, bạn có thể tham khảo các từ khóa là các nhu cầu và góc nhìn của người đọc để làm căn cứ lựa chọn biểu đồ cho báo cáo của mình. Chúng ta có 3 từ khóa nổi bật nhất đó là: So sánh, Xu hướng và Tỷ trọng.
- So sánh: khi người đọc muốn tìm ra tương quan giữa các đại lượng thông qua việc so sánh giá trị của chúng, bạn hãy lựa chọn các kiểu biểu đồ như biểu đồ thanh, hoặc biểu đồ cột
- Xu hướng: đây là từ khóa tiêu biểu của kiểu biểu đồ đường, với đặc điểm nhận diện là dữ liệu thay đổi theo các đại lượng thời gian
- Tỷ trọng: với từ khóa này, bạn có thể lựa chọn kiểu biểu đồ quen thuộc như biểu đồ tròn hoặc nếu có quá nhiều đại lượng cần so sánh, bạn hãy chọn biểu đồ cột chồng hoặc thanh chồng.
3. Áp dụng nguyên tắc Less is More
Đây là nguyên tắc chắc hẳn các bạn đã nghe rất quen thuộc “Less is More” – Càng đơn giản, càng hiệu quả. Không chỉ được áp dụng trong các lĩnh vực thiết kế nói chung, mà trong thiết kế báo cáo và lựa chọn biểu đồ, đây cũng là yếu tố giúp mang lại tính chuyên nghiệp và tối ưu cho việc biểu diễn dữ liệu.
Việc tối giản ở đây sẽ không đòi hỏi bạn phải cắt thông tin, số liệu, mà hãy tập trung vào việc lựa chọn và trình bày những biểu đồ có hình thức tối giản nhất, với màu sắc, font chữ và các thành phần tối thiểu nhưng có thể cung cấp lượng thông tin một cách tối đa. Việc giản lược này sẽ giúp khán giả tập trung hơn vào tầng giá trị và thông tin truyền tải, cũng như giúp bạn hạn chế rủi ro người đọc bị phân tán và có thể bị sa đà vào những vấn đề ngoài lề.
